Fra regnearksjargon til et oplæg, kollegerne forstod: Lones forløb

Lone og de tal, ingen ville høre om

Lone arbejder i indkøb hos en mellemstor produktionsvirksomhed uden for Holbæk. Hver halve år bad ledelsen hende om at gennemgå udviklingen i virksomhedens omkostninger for kolleger fra salg, lager og administration. Hun kendte tallene til bunds, men kunne mærke, at rummet blev stille, så snart første slide kom frem.

Da hun kom til et af vores kursusforløb i klar forretningskommunikation, var hendes ønske enkelt: at folk skulle forstå, hvad tallene betød for deres egen hverdag. Hun medbragte sit seneste oplæg, femten slides med tabeller, forkortelser og procenter uden forklaring. Det var ikke dårligt arbejde, men det var skrevet til hende selv.

Jeg bad hende læse første slide højt, som om hun talte til en nabo. Hun nåede halvvejs, før hun smilede og sagde, at hun slet ikke ville forstå det selv, hvis hun ikke havde lavet det.

Første trin: hvem sidder egentlig i rummet

Vi startede ikke med slides, men med modtagerne. Lone skrev navn og rolle ned for hver af de otte personer, der plejede at deltage, og ved siden af, hvad de hver især skulle bruge oplægget til. Lagerchefen havde brug for at vide, om bestillingsmønstret skulle ændres. Salgsteamet ville vide, om priserne til kunderne kunne holde.

Det ændrede hendes tilgang. I stedet for at gennemgå alle omkostningsposter i rækkefølge fandt hun tre spørgsmål, som rummet reelt stillede sig selv. Resten af tallene kunne ligge i et bilag til dem, der ville dykke ned.

Øvelsen er enkel, men mange springer den over, fordi de allerede tror, de kender deres publikum. Det er ofte her, de største gevinster ligger, for et oplæg bliver først klart, når afsenderen ved, hvem det er klart for.

• Skriv de reelle deltagere ned med navn og rolle
• Notér, hvad hver enkelt skal bruge oplægget til
• Vælg højst tre spørgsmål, rummet faktisk stiller

Andet trin: ét begreb ad gangen, forklaret med noget kendt

Lones oplæg brugte ord som dækningsbidrag, prisindeks og periodisering, som om alle brugte dem dagligt. Vi gennemgik dem ét ad gangen og forsøgte at forklare hvert med et eksempel fra hendes eget arbejde. Et prisindeks blev til: det er en måde at følge, om det samme indkøb er blevet dyrere over tid, uden at mængden forvirrer billedet.

Hun opdagede undervejs, at to af begreberne slet ikke behøvede at være med. De stod der af vane. De begreber, der blev tilbage, fik en enkelt linje i almindeligt sprog, første gang de optrådte, og herefter blev de brugt konsekvent.

Konsekvens er en undervurderet detalje. Hvis samme størrelse hedder tre forskellige ting på tre slides, tror lytteren, at der er tre forskellige størrelser, og så bruges energien på forvirring i stedet for på indholdet.

Tredje trin: tal med en historie, ikke en tabel

Den største forandring kom, da Lone erstattede en tabel med otte kolonner med en enkelt sætning og et tal: de råvarer, vi køber mest af, er blevet dyrere, og det svarer til en ekstra omkostning på cirka én krone pr. solgt enhed. Hun præciserede, at det var et overslag baseret på virksomhedens egne regnskaber, og at hun ikke kunne sige noget om, hvordan priserne udvikler sig fremover.

Den sidste bemærkning var vigtig. Ansvarlig kommunikation om økonomi handler også om at skelne mellem det, tallene viser, og det, nogen gætter på. Lone lærte at sige det højt i stedet for at lade rummet drage egne konklusioner.

Vi øvede oplægget tre gange i gruppen. Hver gang blev det kortere. Femten slides blev til seks, og tabellen flyttede til bilaget, hvor den hørte hjemme.

• Ét tal og én sætning slår en tabel med mange kolonner
• Sig klart, hvad tallet viser, og hvad det ikke viser
• Flyt detaljer til et bilag til dem, der vil have mere

Hvad der skete, da hun holdt oplægget

Ugen efter kurset holdt Lone oplægget for kollegerne. Hun fortalte bagefter, at der for første gang var spørgsmål, og at de handlede om indholdet frem for om, hvad et ord betød. Lagerchefen spurgte, om bestillingerne kunne samles oftere, og salgsteamet bad om at få overslaget i en e-mail, så de kunne bruge det i samtaler med kunder.

Hun beskrev det ikke som en stor succes. Det var snarere en lettelse over, at rummet fulgte med. Et enkelt tal blev stadig misforstået af en kollega, og hun måtte forklare det en ekstra gang efter mødet.

Det er realistisk at forvente. Et klarere oplæg fjerner ikke alle misforståelser, men det gør dem lettere at opdage og rette, fordi der er færre ting at snuble over.

Det, Lone tog med sig videre

Da vi talte sammen efter forløbet, nævnte Lone tre ting, hun nu gør fast. Hun skriver modtagerne ned, før hun åbner et præsentationsprogram. Hun læser sine egne slides højt for en kollega uden for faget. Og hun tilføjer altid en linje om, hvad tallene ikke kan sige.

Ingen af delene kræver ny teknik eller særlig økonomisk uddannelse. De kræver, at man tager sig tid til at se sit eget arbejde med andres øjne, og det kan trænes, ligesom man kan træne at læse en regnskabsopstilling.

Hvis du genkender situationen, hvor du kan tallene, men mærker, at rummet falder fra, så er det sjældent tallene, der er problemet. Det er næsten altid vejen derhen.