Hvordan forklarer jeg tal til kolleger, der ikke har regnskabsbaggrund?

Spørgsmålet, vi hører oftest

På næsten alle hold i Klar forretningskommunikation kommer spørgsmålet inden for den første time: hvordan får jeg kolleger og kunder uden fagbaggrund til at forstå de tal, jeg selv arbejder med hver dag? Det er sjældent et spørgsmål om manglende viden hos deltageren. Oftere er problemet, at man kender stoffet så godt, at man har glemt, hvordan det lyder første gang.

Jeg underviser i kildekritik og faktatjek, og jeg ser den samme mekanik der: den, der har tallene, tror, at tallene taler for sig selv. Det gør de ikke. Et tal uden ramme er bare et tal, og modtageren udfylder selv rammen med det, vedkommende i forvejen tror.

I denne artikel går jeg igennem, hvordan vi arbejder med spørgsmålet på kurset. Det er ikke en facitliste, men en rækkefølge af valg, du kan prøve af på dit næste notat eller din næste præsentation i løbet af efteråret.

Start med modtageren, ikke med tallene

Den første øvelse på kurset er ikke at skrive noget. Du skal i stedet beskrive modtageren med tre sætninger: hvad ved vedkommende allerede, hvad skal vedkommende bruge teksten til, og hvad skal vedkommende gøre bagefter. Mange opdager, at de har skrevet til en kollega, der ligner dem selv.

Når modtageren er tydelig, bliver valget af tal næsten af sig selv. En afdelingsleder, der skal beslutte om en udgift, har brug for to eller tre tal og en kort forklaring på, hvad de betyder. Et bestyrelsesmedlem uden regnskabserfaring har brug for et sted at begynde, ikke et bilag med tyve nøgletal.

Vi øver også at spørge højt, inden man skriver: hvad vil modtageren spørge om, hvis vi sad over for hinanden? Spørgsmålene bliver de overskrifter, teksten skal besvare, i den rækkefølge modtageren selv ville stille dem.

• Hvem læser teksten, og hvad ved vedkommende i forvejen?
• Hvad skal modtageren kunne efter at have læst den?
• Hvilke to eller tre spørgsmål kommer først?

Oversæt fagord uden at miste præcisionen

Fagord er ikke fjenden. Ordet EBITDA eller likviditet er præcise, og de sparer tid, hvis begge parter ved, hvad de betyder. Problemet opstår, når ordet bruges som en genvej, og modtageren nikker uden at have forstået det. På kurset lærer du at forklare ordet første gang, det optræder, og derefter bruge det konsekvent.

En god forklaring har tre led: hvad ordet betyder i almindeligt sprog, et konkret eksempel fra virksomhedens egen hverdag og en kort bemærkning om, hvad ordet ikke betyder. Det sidste led undgår mange misforståelser, fordi nogle ord lyder som noget andet i daglig tale.

Undgå at skifte mellem to ord for samme ting for variationens skyld. Skriver du først omsætning og siden indtjening om det samme, tror læseren, at der er to størrelser. Her er ensformighed en fordel, fordi den gør teksten pålidelig.

• Forklar ordet første gang, og brug det derefter ens hver gang.
• Giv et eksempel fra virksomhedens egen hverdag.
• Sig kort, hvad ordet ikke dækker.

Giv tallet en ramme, så det kan forstås

Et tal får betydning, når det sættes ved siden af noget. En omkostning på en halv million kroner lyder stor eller lille alt efter, om den sammenlignes med sidste år, med budgettet eller med omsætningen. Beslut selv, hvad tallet skal sammenlignes med, og sig det højt i teksten, så læseren ikke gætter.

Vær også ærlig om, hvad sammenligningen er værd. Hvis to perioder ikke er helt sammenlignelige, fordi en enhed er lagt sammen eller et regnskabsår er forlænget, skal det stå i samme afsnit som tallet og ikke gemt i en fodnote.

Med de samme kildekritiske spørgsmål, vi bruger på nyheder, kan du kontrollere dig selv: hvor kommer tallet fra, hvilken periode dækker det, og hvad er udeladt? Hvis du ikke kan svare på det, er tallet ikke klar til at blive formidlet videre.

Struktur og tonefald i det skrevne og talte

Skriv konklusionen først. Læsere uden fagbaggrund har sjældent tid til at opdage på side tre, hvad pointen var. Én sætning øverst, der siger, hvad der er sket, og hvad det betyder, bærer resten af teksten. Detaljerne følger bagefter for dem, der vil have dem.

I en mundtlig præsentation gælder det samme, bare med flere pauser. Vis ét tal pr. slide, og sig selv, hvad det fortæller. Diagrammer skal have en titel, der er en påstand, for eksempel Omkostningerne steg mindre end omsætningen, ikke bare Omkostninger 2024 til 2026.

Tonen skal være saglig og rolig. Undgå ord som markant, eksplosiv eller dramatisk, hvis tallene ikke bærer dem. Overdrivelse er den hurtigste vej til, at kolleger holder op med at stole på dine formuleringer, også når du har ret.

• Skriv hovedpointen i første sætning.
• Brug ét tal pr. slide, og forklar det højt.
• Giv diagrammer en titel, der siger, hvad de viser.

Hvad du kan prøve allerede denne uge

Tag et notat eller en mail, du har skrevet i de seneste uger, og læs det med modtagerens øjne. Markér hvert fagord og hvert tal uden ramme. Omskriv så de tre steder, hvor du tror, læseren er gået i stå, og vis resultatet til en kollega fra en anden afdeling.

Bed kollegaen fortælle med egne ord, hvad teksten siger. Den forskel, der er mellem det, du mente, og det, kollegaen gengiver, er præcis det, du skal arbejde med. Det tager en kvart time, og det er den hurtigste form for træning, jeg kender.

På kurset gør vi netop det med deltagernes egne tekster, så øvelserne handler om rigtige opgaver. Vi taler om, hvordan økonomi forklares, ikke om, hvad man bør gøre med sine penge. Rådgivning om investering, skat eller jura hører ikke til i undervisningen.